オフィスの整理とより多くのことを成し遂げるための15の最高の整理のヒント
オフィスを組織する時間がないと思うかもしれませんが、その混乱にどれだけの時間がかかるかを本当に知っていれば、再考するでしょう。
杭の再配置や移動は、カウントされない場合があります。あなたがゴミ箱や机の引き出しにスワイプした場合、あなたの机を片付けることもしません。
比較的きちんと整頓されたオフィススペースは、より高い生産性とより少ない無駄な時間への道を切り開きます。
オフィスの整理には数日かかる必要はありません。一度に少しずつ行うことができます。実際、大規模な攻撃ではなく、進行中のプロジェクトのように扱うと、組織化されたオフィスを維持する方がはるかに効果的です。
したがって、始める準備ができている場合は、次の整理のヒントがオフィスを効率的なワークスペースに変えるのに役立ちます。
1.オフィスを一掃する
整理整頓、空、細断、不要または不要なものをすべて取り除きます。見回す。しばらく使っていないものは何ですか?
一度に1つの領域を取ります。うまくいかない場合は、修理のために発送するか、投げてください。何ヶ月も使用しておらず、実際にいつ必要になるかわからない場合は、問題ありません。これは、家具、設備、備品などに当てはまります。広告
小物、植物(本物または人工)、装飾品を忘れないでください。ほこりで覆われていて、オフィスがぼろぼろに見える場合は、公正なゲームです。
2.収集して再配布します
所属していないアイテムをすべて集めて、所属する場所に置きます。
3.作業ゾーンを確立します
オフィスの各エリアでどのような種類の活動が行われるかを決定します。おそらく、メインワークスペース(おそらくデスク)、参照領域(ファイリングキャビネット、棚、バインダー)と供給領域(クローゼット、棚、または引き出し)があります。
適切な機器を配置し、消耗品は可能な限り適切な場所に配置します。
4.近接を閉じる
最もよく使用する機器や備品を手の届くところに配置します。めったに使わないものは、保管したり、片付けたりすることができます。
5.優れたラベラーを入手する
使いやすいラベルメーカーを選択してください。棚、ビン、バスケットの引き出しにラベルを付けるのに時間をかけてください。物事がどこに行くのかを思い出させるだけでなく、ワークスペース内の何かを見つけたり、使用したり、片付けたりする必要があるかもしれない他の人にも役立ちます。
6.ファイリングシステムを改訂する
私たちが完全にデジタル時代に移行するにつれて、紙のファイルを保存する必要性は減少しました。広告
あなたの店はデジタルで何ができますか?ファイルを複製していますか?過去に使用したファイルやフォルダの一部を削除できる場合があります。コンピュータにファイルを保存している場合は、定期的にバックアップを行っていることを確認してください。
スムーズなファイリングシステムを作成するためのストレージのアイデアは次のとおりです。
- 会議フォルダを作成する –話し合うすべての項目を、渡す必要のある項目、提出する必要のあるレポートなどと一緒に配置します。これにより、会議の準備ができ、会議が上に移動した場合でもストレスを軽減できます。 。
- WORフォルダを作成する –私たちの厄介な論文の多くは、他の誰かが応答または行動するまで保留されているものです。それらをWOR(Waiting on Response)フォルダーに囲みます。フォローアップが必要な未解決のアクションがないか、数日ごとに確認してください。
- 収納ボックス –安価なストレージボックスを使用して、アーカイブファイルを保持し、現在のファイルスペースから取り出します。
- マガジンボックス –マガジンボックスまたはバインダーを使用して、本当に保存したいマガジンやカタログを保存します。参照や調査のために本当に必要であることを確認してください。そうでない場合は、リサイクルするか、譲渡してください。
- 読書フォルダ –緊急ではない、読みたい印刷物やドキュメントのファイルを指定します。
- アーカイブファイル –プロジェクトが完了したら、すべての資料をまとめて整理します。進行中のプロジェクトの作業フォルダーを保持します。
- 毎週ファイル –ファイリングを積み上げないでください。論文をToFileフォルダーに入れ、週に1回すべてをファイルします。
ファイルを整理するためのヒントについては、こちらをご覧ください:生産性を向上させるためにファイルを整理する方法
7.デスクを片付けます
すべてを取り除き、徹底的に掃除し、日常の使用に不可欠なものだけを元に戻します。
整理が難しい場合は、 このデクラッターフォーミュラ 後で後悔することなく物を捨てるのに役立ちます。
8.デスクトップを整理します
デスクトップが合理化されたので、整理することをお勧めします。
デスクトップオーガナイザーまたはコンテナーを使用して、デスク上のアイテムを整理します。紙にはトレイを、小物には容器を使用してください。広告
コンピュータのデスクトップを忘れないでください!ファイルまたは画像がすべて整理されたフォルダにあることを確認してください。仕事を辞める前に、毎日コンピュータのデスクトップをクリアすることをお勧めします。
9.引き出しを整理する
同じ引き出しスペースに一緒に使用するアイテム、封筒付きのスタンプ、メモ帳付きの粘着パッドなどを置きます。
ペーパークリップや鋲などの小さなアイテムには引き出しオーガナイザーを使用します。個人的なアイテムには別の引き出しを使用します。
10.個別の受信トレイ
他の人と定期的に作業する場合は、それぞれにフォルダ、トレイ、または受信トレイを作成します。
11.あなたの山をクリアします
うまくいけば、新しい組織化されたオフィスで、紙の山を作成することはもうありませんが、それでも古いものを整理する必要があります。
パイルを(必要に応じて少しずつ)通過し、適切な場所に置くか、ダンプします。
12.メールを並べ替える
郵便物を山積みにして仕分けしたり、ライフルを持って今すぐ必要なものを取り出したりしないでください。入手したらすぐに並べ替える–行動する、読む、ファイルする、委任する、または渡す。 。広告
13.廃棄日の割り当て
すべての紙を無期限に保管する必要はありません。投げたり細断したりできる場合は、ファイルやドキュメントにマークを付けます。
一部の法律文書または財務文書は、指定された期間保管する必要があります。それらの要件が何であるかを知っていることを確認してください。
14.メールをフィルタリングする
読むことが重要なメールもあれば、それほど重要ではないメールもあります。
フィルタシステムを使用してさまざまな種類の電子メールにラベルを付けると、それらの優先順位と最初に返信するものがわかります。
受信トレイをゼロにするためのヒントをご覧ください。 InboxZeroに到達するための究極の方法
15.机をまっすぐにする
一日の終わりに、素早くまっすぐにして、翌日きれいにスタートできるようにします。
結論
1つのヒントを使用するか、すべて試してください。効率的な作業領域の作成と維持に費やした労力は、大きな成果をもたらします。広告
物を探したり、山をシャッフルしたりする代わりに、時間を費やすことができます…まあ… ワーキング 雑然としないことをお楽しみいただけます!
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注目の写真クレジット: unsplash.com経由のAlesiaKazantceva