私たちは皆メールを使っていますが、使いすぎたり、不適切に使ったりすることもあります。電子メールを最大限に活用するには、慎重かつ慎重に使用する必要があります。これらは、メールを最大限に活用するための10のヒントです。

1.さまざまな目的でさまざまなメールアカウントを使用します。

別々の目的のために別々の電子メールアカウントを持つことは良いことです。たとえば、ビジネス用と社会活動用に1つずつあるとします。これは、ビジネスについて考えたり心配したりすることなく、夕方に個人の電子メールをチェックできることを意味します。上司からの重要なメッセージを見ると、週末や夜を台無しにする可能性があります。一日の終わりに、あなたは仕事から離れることができるようになりたいです。メールであなたを奴隷として働かせないでください。 2つの異なるメールアカウントをチェックするのは不便だと感じる人もいます。しかし、比較的不便なことは、メリットよりも簡単に勝ります。

2.電子メールが常に最良の連絡形態であるとは限りません。

あなたが本当に重要な問題を抱えているか、誰かに腹を立てているなら、電子メールはしばしば最良の答えではありません。必要に応じて、電子メールではなく、直接その人に話しかけてください。広告

3.直接言わないことは何も言わないでください。

このアドバイスは確かに以前に与えられました。しかし、礼儀正しく、不必要な無礼を避けることの重要性を常に自覚する価値があります。後悔します。電子メールは非人称的であるため、過酷な言葉を使いやすくします。私たちは非常に注意する必要があります。

4.適切なタイトルを使用する

多くの人はメールのタイトルを無視します。件名が変更された場合、古いre：irrelevantタイトルを使用し続けない良いタイトルは、後でメールを残すのではなく、実際にメールを読む可能性を高めます。悪いタイトルはスパムとして削除されることさえあります。広告

5.英語の基本を無視しないでください。

メールだからといって、5歳のように書いたり、テキストメッセージ言語を使用したりする必要があるわけではありません。これは怠惰とケアの欠如を示しています。適切に応答する時間がない場合は、応答するまで待ちます。メールは簡潔にしますが、文法とスペルの基本的な使用法を完全に無視しないでください。

6.短くする

電子メールは簡潔で要領を得たものにすることができます。メッセージを長くする必要がある場合は、読みやすいさまざまなセクションに分割してください。ただし、一般的には5文未満に抑えることを目指してください。これは、ライターとリーダーの両方に適しています。

7.重要な電子メールを確認します。 広告

誰かが重要な文書、ファイル、またはメッセージを送信した場合は、少なくとも、その受信を確認してください。そうでなければ、彼らは彼らがそれらを手に入れたのか不確かかもしれません。長くする必要はありません。かなり短くなる可能性があります。

8.標準応答を作成します

多くの人に同様の回答を送信していることに気付いた場合は、下書きメッセージを作成して下書きフォルダに保存します（またはWordで記述します）。この標準の応答を使用して、多くの人に電子メールを送信できます。名前を追加して、パーソナライズすることを忘れないでください。

9.全員に返信する場合は注意してください。

電子メールを初めて使用する場合は、最初のメッセージで1人の人に返信することと全員に返信することの違いを知っていることを確認してください。誰にも見られたくないメールをたくさん送ると言っておけば十分です。誰もが見られるように個人的なメッセージを送信することは非常に恥ずかしいことです-それは起こります。新しい労働者がいる場合は、彼らがこの違いを認識していることを確認してください。それは多くの潜在的な問題を救うでしょう。広告

10.署名を作成します。

署名があるとプロフェッショナルに見え、すべてのメールに同じ情報を入力する手間が省けます。人々は電子メールよりも方法であなたに連絡したいと思うかもしれないことを覚えておいてください。したがって、電話番号と住所があることを確認してください。必要に応じて、あなたが持っている資格やウェブサイトを追加してください。これは人々にあなたについてもっと知る機会を与えます。

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